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食品行业解决方案

1 食品行业信息化现状及需求分析

11 食品行业信息化现状

    食品行业的产品具有种类数量多,更新速度快,保质期要求严格,单位价值低,储存运输条件要求严格等特点,随着竞争的日益激烈,多数企业的经营理念和管理模式已经不能适应激烈的竞争。例如,绝大多数食品企业是通过人工单据流转程序,来实现信息流对商品流的跟踪;通过财务库存资金账来控制进销过程;通过仓库账来核查物流过程;通过定期盘点对账来调整账目和商品的损益。由此造成物流、款流、票据流分离,财务信息滞后实际业务,往往需要通过盘点才能较准确地了解经营情况。尤其对各类票据、应收、应付款等信息查找困难重重,差错率高,商品进、销、存数量及金额记录统计工作量大,准确性差,各类经营统计数据严重滞后实际业务需要。

    日益加剧的食品行业市场竞争,对手工管理模式提出了严峻挑战。商品品种日益丰富,产品更新越来越快、企业活动节奏加快、调价、削价、移库各种情况,信息量大、变化加快,赊销、代销、折让、退换等方式频繁应用,这些都增加经营管理中的结算和统计难度,手工管理难以完全胜任。强化库存管理,加强配送管理、规范业务流程,提高透明度,加快商品资金周转,以及为流通领域信息管理全面网络化,是众多食品企业未来的发展方向。食品行业的信息化管理,在所有行业中是最为复杂的一种类型。因为食品具有保质期的特性,所以在生产、物流、分销管理业务中的所有环节,从订单处理开始到出入库管理、物流配送管理、应收款管理,都要求有很高的效率及精确性。唯有合适的信息化系统,才能帮助食品企业降低商品损耗和财务风险,达到降低成本、增加效益的目的。

12 食品行业信息化需求分析

121 销售及客户关系方面

        订单量大,订单(包括订单计划)接收、汇总、计算分配、审核、执行、跟踪等工作主要以传真等传统手段人工处理,不但繁杂、速度慢、差错率高,而且极难综合统计查询及有效分析;

     分销渠道(客户)数量多分布广,合同管理不健全,掌握销售终端信息困难;

     由竞争、结算、促销、配货等因素带来的渠道忠诚度不高,可控性不强;

     价格政策及促销措施随意性强,销售行为不规范,分销渠道满意度低;

1.2.2 仓储及物流配送方面

     出、入库处理、订单车次分配等业务情况复杂,工作量大,准确性及效率低;部分环节流程不合理;

     订单、销售预测、分布式库存统计不准确,整体库存大,积压和短缺现象并存;

     给客户的发货通知及对客户的收货确认、查询均靠人工电话处理,工作量大繁琐且极难进行量化统计、分析;

     保质期及批次管理难度大,无法落实先进先出,商品过期和退货损失大;

     对车辆等物流能力进行运用分配和综合管理的效率不高;

1.2应收账款方面

 财务无法直接监控客户的应收款准确情况;

 缺乏应收款预警机制,导致对应行动滞后;

 客户信用管理制度难以制定,难以统一执行,应收账款数量难以控制;

 业务数据与财务数据不一致,死账呆账比较多,应收款难以催收;

 结算方式混杂,应收款核销困难。

1.2生产管理方面

 不能精确控制车间生成线工位在制数量,无法及时了解每天车间领、用料情况;不能根据计划预测未来生产所用材料是否够用;

 合同及订单评审传递时间慢,各方面信息收集反馈不及时,客户变通或修改合同及订单内容,操作起来更困难;

 质量反馈不及时,影响合同及订单执行进度,成品入库后何时发货、是否达到客户满意等信息难以及时传递。

1.25 营销管理决策方面

 上级部门无法全面掌握分销渠道(客户)情况,影响渠道发展决策;

 产品销售状况、库存状况难于及时准确的汇总计算,影响采购决策及生产决策;

 销售行为不规范导致促销计划等市场决策不准确;

 应收款控制能力低,难以进行有效的资金决策;

 无法明确客户贡献度和员工贡献度,难以进行客户及员工激励决策;


2系统应用目标及效果

21系统功能定位及应用目标

211系统功能定位

    真正具备网络化管理功能,全面满足集团管理需要,增强集团控制力。集团公司可以用上报报表的方式管理分支机构也可以用上报业务单据的方式实时的核算、监督、控制分支机构,实现远程实时监控和远程处理。

    面向流程控制的业务财务一体化解决方案,实现了真正意义上的财务和WEB的集成,解决了企业信息分散、无法共享和综合分析等问题,为企业管理全面信息化奠定坚实基础。

    配货单复制功能,大大提高批量配货的速度,按照订单与车道的关系,自动进行车次分配,无须手工干预。自动完成车次审核,自动形成车辆行车道单和客户销售单。

    自动生成入库商品批次,自动完成商品的批次管理的初始化准备,库房盘点支持手工盘点、条码扫描盘点和盘点机自动盘点,真正做到不停业盘点,自动进行库存的保质期预警和提前出库预警。

    采用先进的技术(如条码,IC卡等)进行物料跟踪与管理,支持条形码扫描输入数据并自动汇总。

    生产计划管理子系统通过与生产工艺管理子系统的接口,将生产工艺的控制与生产计划控制紧密结合起来。

    系统可以自动驱动物料需求计划,迅速准确的生成原料、配料的采购、分配计划。

    总部、分公司、分销商联成一体,多级库存汇总,数据反馈及时准确 。

    完善灵活的价格体系,支持多种结算方式,专卖店管理支持VIP,赠送和打折退换货权限控制。

    应收款结算方式灵活,处理多种冲对帐方式,客户月结清楚明了。

    对销售、存货、订货、生产采购计划数据进行智能分析,全面了解公司资源。

2.1.2 系统应用目标

    帮助食品企业建立具有多分支机构、多业务结点、跨地区经营、有多级经销商和客户的完整管理信息系统,重点解决分销体系中业务处理效率低下、数据传递缓慢、信息沟通不畅、经营资源分散、渠道监控力度不够等经营管理问题。

    通过销售数据统一管理、强大的数据分析预测、客户信息和市场信息的收集整理及建立内部沟通渠道,帮助企业建立以客户为中心的分销体系,使产品和服务能够迅速覆盖整个目标市场;实现整个分销体系的集中管理和异地监控;实现信息共享和顺畅沟通;及时准确地反馈市场需求,把握新的销售机会;提高客户服务质量和客户忠诚度;规范渠道政策,及时发现和剔除阻碍渠道正常成长的不利因素;缩短销售周期,降低销售成本,减少坏帐呆帐;使企业在快速变化的市场环境中保持永续发展能力。

具体应用目标包括:

    订单及订单计划及时快速处理,缩短交货时间

    能够了解当天全国所有分支机构的销售和库存情况

    使从总部到各分支机构库存降至最低,定义合理的最小库存量减少库存积压和库存管理成本

    严格监控销售回款情况,减少呆帐坏帐

    规范价格体系,防止窜货现象

    集中统一管理客户资源,避免分销商及销售人员变动而导致客户流失

    严格控制费用支出,最大程度降低运营成本

    极大简化数据统计汇总时间,使财务汇总和月度总结瞬间完成

    实现产品、地域、时间段、人员等多维条件的统计分析功能

    准确考核某分支机构或某个人员的业绩情况

 

22系统应用效果

      规范企业内部管理,理顺运营流程,取消不必要的业务环节和职位职能,明确员工责权利,建立绩效考核体系,提高工作效率,提升管理水平;

    建设高速贯穿整个营销网络的信息通道,实现数据信息的即时传输与共享,使总部随时掌握所有渠道成员和客户的销售、库存、回款、供货能力等情况,提高销售计划和预测的精确度,改变传统的“猜猜看”的预测模式,更迅捷的应对市场变化,全面降低库存积压,减少资金占用,将资金运营风险降到最低;

    极大提高订单处理能力,使企业即能够快速准确的处理大量的小批量、多品种的应急订单,又不影响原有订单的准时交货,并使整个体系的资源配置效果达到最优化,同时还可生成关于该订单的全部财务数据;

    建立以公司总部为核心的企业信息门户系统,通过网上订单和网上采购等新型商业模式,将企业供应链上的成员(供应商、客户、分销商、分销公司)组织成一个有机的整体,实现产业资源在整个供应链条上的快速配置和价值最大化,实现长期战略目标指导下的协同商务合作;

    建立以市场和客户为中心的营销模式,通过对客户价值和生命周期的有效管理,帮助企业加强销售过程控制、缩短销售周期和提高销售成功率;分析客户需求,预测客户行为,提高客户忠诚,提升客户价值;并以“客户”为中心,将市场、销售和服务支持有机地整合起来,并结合现代分销、物流应用的先进模式,增加销售收入,提高销售利润,实现客户资源持续增值;

    建立高效的集团财务管理体系,充分发挥预测、决策、分析、控制、监督、考核等功能,加强资金管理、预算管理和动态成本控制,提供及时准确的报表数据和智能化的决策支持;

    建立涵盖管理、营销、生产、分销、质量、开发、服务、企业文化等在内的完善的知识库管理体系,营造良好的经验交流与教育培训氛围,使企业知识不断丰富、沉淀并最终成为推动企业蓬勃发展的内在动力之一。


 

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